Що таке делегування повноважень і як це працює?

Що таке делегування повноважень і як це працює?

У менеджменті популярна історія про Генрі Форді, який несподівано забрав все керівництво в круїз. Після повернення керівники підрозділів, робота в яких зупинилася, були звільнені. Ті, хто зумів організувати злагоджений робочий процес, підвищили. Тому що делегування — ключовий навик управління.

Ця стаття розповість про те, як делегувати рутинні і стимулюючі завдання на роботі чи вдома, допоможе пройти через процес безболісно і ефективно.

Зміст

Що таке делегування?

Делегувати — це слово, яке в перекладі з латині буквально означає «Посилати», «Відправляти», «Передавати». Це поширене поняття в менеджменті, юриспруденції, політиці, біології. В юриспруденції делегують повноваження, тобто довіряють комусь виконання складних завдань на основі договору. У політиці направляють делегацію (послання або посольство) — надання будь-якої держави або делегата — людини, наділеної повноваженнями. У біології процесами делегування завідують гени, коли передають частину функцій структурам мозку.

У менеджменті делегування — це процес, в якому обов’язки або повноваження передаються від керівника підлеглому або розподіляються між підлеглими. Передоручення робочих завдань — один з базових навичок у спільній роботі, який дає короткострокові і довгострокові переваги перед конкурентами. Взагалі вміння делегувати — найважливіший навик керівника будь-якого рангу. На жаль, в більшості організацій сам принцип делегування практично відсутня або слабко виражений.

У побуті слово делегування замінюють на «Розподіл домашніх обов’язків». Але таке стратегічне вміння однаково важливо в господарстві і в організації. Учасників сімейної команди найняти або звільнити не вийде, значить, потрібно навчитися розпізнавати і розвивати їх найкращі якості. Делегувати можна не тільки сімейні обов’язки, але домашню роботу, яку не хочеться, немає часу або сил виконувати самостійно. Наприклад, доручити прибирання території, вигул собак, чистку килимів або прибирання будинку людям, які виконають її на 80% краще і лише на 20% дорожче.

У всіх випадках делегування — акт довіри. Передаючи іншому свої завдання, ви даєте йому зрозуміти, що вірите в його здатності, що не обмежуєте свободу дій і розраховуєте на взаємну довіру.

Один з головних законів лідерства: можливості підлеглих досягати результату визначаються умінням керівника делегувати обов’язки. Але навик делегування виручає незалежно від посади і сфери життя. Це той момент, до якого підходять бізнесмени, менеджери роздрібних продажів, стартаперів та батьки.

Делегування на роботі.

Передача завдань іншій людині — складний психологічний процес. Але його необхідно пройти хоча б один раз. Передумов для делегування багато, але воно необхідне компанії, якщо:

В реальності процес передачі повноважень наштовхується на психологічні бар’єри. Люди вважають за краще знайти десятки виправдань, щоб не робити цього. Керівник побоюється витратити свій час на навчання, а в підсумку отримати молодого конкурента і втратити відчуття власної незалежності. Якщо керівник повністю використовує інструменти довіри без дріб’язкової опіки і щохвилинної контролю, переваги отримують всі учасники процесу:

Керівник (делегатор). Підвищує рівень довіри і налагоджує комунікацію з персоналом. Отримує можливість зайнятися вирішенням дійсно важливих стратегічних завдань. Передає частину роботи того, у кого погодинна ставка нижче.

Підлеглий. Отримує авансом довіру, автономію, шанс розкрити свій потенціал і проявити себе як підготовленого співробітника. Підсилює особисту мотивацію для підвищення по службі.

Компанія в цілому. Оптимізує робочі процеси. Економить ресурси завдяки правильному розподілу завдань. Отримує грамотних співробітників, готових очолити відділення в разі форс-мажору або зростання компанії.

Клієнти. Отримують якісний пакет послуг, продовжують співпрацю, довіряють і рекомендує компанію іншим.

Як правильно делегувати завдання?

Книг про мистецтво делегування написано чимало. Якщо зібрати головні поради успішних менеджерів і тренерів тайм-менеджменту, можна скласти золотий список, який допоможе правильно передоручати свої завдання підлеглим.

1. Відсуньте в сторону своє его.

Егоцентрична модель керівництва — головний психологічний гальмо розвитку компанії. Але головна мета бізнесу — приносити прибуток. Якщо хочете, щоб бізнес залишався на плаву в будь-яких ситуаціях, спробуйте перебудувати керівництво і передоручити невирішені справи підлеглим.

2. Не перетворюйте делегування в покарання.

Передача повноважень за принципом «Ти мені не подобаєшся, тому я завантажений тебе роботою» загрожує як мінімум конфліктом. Передоручати обов’язки доцільно тому, хто готовий і хоче показати себе з кращого боку.

3. Контролюйте в міру.

Іноді передача повноважень потрібна для перевірки співробітника. В такому випадку посилений контроль необхідний. Але тотальна недовіра демотивує. Тому іноді правильніше залишити співробітника в спокої, щоб надати стовідсоткову відповідальність.

4. Страхуйте, якщо цього вимагають обставини.

Ні в якому разі не можна відбирати доручену роботу, а тільки допомагати при необхідності. Крім того потрібно відстежувати і припиняти неузгоджені з вами доручення співробітнику від колег або керівників інших підрозділів.

5. передоручати проблему, а не спосіб вирішення.

Право вибору альтернативних рішень не дозволяє керівнику ставати доглядальницею для співробітника. Цей мудрий крок дає можливість випробувати якісь нововведення, поліпшити робочий процес, заощадити бюджет.

6. Організуйте зворотний зв’язок.

Це необхідно для правильної оцінки роботи підлеглого. Разом з довірою начальник передає працівникам шанс максимально проявити свої компетенції. Вимагаючи, він підвищує необхідність відповідати за якість, обсяги і терміни виконання.

7. Виділяйте час на навчання.

Розглядайте час на навчання як довгострокову інвестицію. Будьте готові ввести помічника в суть питання, перевірити ще раз правильно він зрозумів завдання, терпляче відповісти на питання. А ще — дати підлеглому необхідні ресурси (паролі, програми, накази, звіти).

8. Балансуйте між рутинними і творчими завданнями.

Якщо ви хочете підготувати собі грамотного заступника, разом з обов’язками доведеться передати і повноваження для виконання поставлених завдань. Якщо рутини накопичилося занадто багато, краще розподілити її між декількома співробітниками. Це додатково посилить атмосферу команди.

9. Виразіть вдячність.

Своєму співробітникові, якщо він це заслужив. Тут спрацьовує несправедливе на перший погляд правило: все «шишки» дістаються керівнику, а бонуси в разі успіху — підлеглому. Важливо висловлювати вдячність підлеглому в присутності інших працівників. Люди з більшою ймовірністю захочуть допомагати, якщо знають, що їх цінують.

10. Заохочуйте матеріально.

Цілком справедливо, що за відмінне виконання нового завдання підлеглому покладається більш комфортне робоче місце, надбавка до зарплати, підвищення по службі. Це простимулює інших працівників проявити ініціативу.

В реальності процес делегування часто зводиться до наступного: підлеглому просто «скидають» роботу керівника. При цьому керуються принципом «впорається, значить зможе». А єдиним мотиватором стає страх звільнення. Але таке викривлене розуміння передачі повноважень провокує конфлікти і не приносить ніякого результату.

Делегування в побуті.

Домашнє делегування — процес делікатний. Від того, як він сформульований буде залежати ефективність спільної роботи. Домашнє господарство — сфера, де правила розподілу завдань ще не прописані. Тому можна використовувати основні принципи менеджменту організацій. Але з деякими доповненнями:

Розподіл обов’язків і ролей в кожній конкретній сім’ї залежить від сімейного стажу і віку членів сім’ї. Але головне пам’ятати — кожен з нас щасливий отримати підтримку, мати можливість займатися улюбленою справою, виховати самостійних дітей і щоб її любили чоловіком.

Висновки:

Все про відносини

Зараз ви знаходитесь тут:

Можливо, вас зацікавить: